Ta fram underlag för kostnadskalkylen

genom offerter från leverantörerna

När du jobbar som festfixare eller jobbar med events, möten eller upplevelser kan du ta reda på leverantörernas priser genom att ta kontakt med dem och ta in offerter så att du kan fylla i din lista successivt. Ändra när du får nya uppgifter och håll denna kostnadskalkyl levande genom hela planeringen av eventet. Några poster kommer säkert att bli dyrare än vad du beräknat från början och om du gör kontinuerliga uppföljningar har du möjlighet att på ett tidigt stadium ta ställning till om du ska göra besparingar på andra poster för att kompensera mot fördyringarna när det fortfarande finns möjlighet att göra det.

Kostnaderna för din egen insats kan du beräkna enligt någon av följande metoder:

Löpande räkning

Om ditt jobb är att ha ansvaret som festfixare så ska du tänka igenom hur mycket tid som går åt, från första planeringsmötet till att du skickar din slutfaktura. Multiplicera den tiden med ett rimligt timpris. Lägg på kostnader för utlägg som t.ex. resor m.m.

Var tydlig med vad ditt professionella festfixaruppdrag innebär, vilken tid du beräknar att det kommer att ta och hur du har beräknat kostnaden. Räkna inte för optimistiskt och för lågt. Då är risken att du inte har råd att göra ett bra jobb. Du kommer själv att bli missnöjd och risken är uppenbar att din uppdragsgivare aldrig återkommer. Räkna heller inte för högt. Då kanske du inte får uppdraget. Var realist och var tydlig inför uppdragsgivaren med hur du kalkylerar.

Procent av totalkostnaden

En annan och grövre metod att få fram ett överslagsmässigt pris på din insats är att räkna med en procentuell andel av totalkostnaden. När du jobbat en tid inom branschen kommer du att få en sådan erfarenhet att du på det sättet kan beräkna hur stor kostnaden brukar vara.

Ange bara din timkostnad

Om det finns en stor osäkerhet kring hur hela eventet kommer att planeras och läggas upp kan det bästa vara att du bara anger din timdebitering. Om uppdragsgivaren tycker att detta verkar alltför osäkert eftersom han då inte kan beräkna den totala kostnaden så kan du erbjuda att du med jämna mellanrum rapporterar hur många timmar som gått åt och därmed vilken kostnad du är uppe i.

De här tre metoderna kan du använda var för sig eller i kombination för att beräkna dina kostnader. När det kommer till sättet att ta betalt så finns det många exempel i råd 36.

Följ upp kostnaderna kontinuerligt. Försök att göra det till en sport att se dina budgetsiffror som ”tak” som du ska komma under. Du kommer att uppleva en stor tillfredsställelse varje gång du kan komma under dina tidiga gissningar.

 

  • Gå igenom alla nedlagda kostnader. De är ju fasta och klara.
  • Gå igenom samtliga fakturor som du fått. Stämmer de med det som du har beställt, stämmer de med uppgjorda avtal och har du fått det du beställt? Leverantörer är i allmänhet inte oärliga men fel kan vi alla göra så det lönar sig att kontrollera.
  • Var noga med extraarbeten. Om du från början har gjort en bra projektplan över hela eventet och en bra beskrivning av vad du vill ha så var noga med att tydliggöra när ni diskuterar ändringar eller förbättringar och om det ingår i det ursprungliga eller inte. Om det inte ingår gäller det att du får eller själv tar fram en uppgift på hur denna ändring påverkar det totala slutpriset.
  • Ta därefter upp de kostnader där du beställt leveranser men ännu inte fått fakturor.
  • Gör till slut en prognos på de kostnader som kvarstår dvs. där beställningarna av leveranser fortfarande är påverkbara.

Jag brukar göra uppföljningarna med olika färger markerar om en siffra som jag sätter in i uppföljningen är en nedlagd kostnad, en kostnad för något som är beställt eller är en prognos.

Kostnaderna kommer aldrig att bli precis som du tänkt dig. Om du gissat för lågt när du gjorde din budget när det gällde vissa kostnader så är det förhoppningsvis så lyckligt att du gissat för högt beträffande andra. Bli dock inte chockad om kostnaderna håller på att bli betydligt större än vad du hade tänkt dig. Om det är så, så är det bra att du gör dessa återkommande uppföljningar så att du har en chans att påverka slutresultatet innan det är för sent. Om totalsumman verkar dra iväg så gäller det att sätta sig ner och fundera över var du kan göra motsvarande besparingar.

Se inte bara eventet som en kostnad. Att genomföra ett lyckat event som uppfyller de mål som din beställare och du satt upp är snarare en investering, som din beställare kommer att ha stor nytta av.

Lycka till!

Är du intresserd av att få flera tips om hur du blir professionell festfixare och kan jobba med events, möten och upplevelser?

Klicka då här och läs mer om boken ”Bli professionell festfixare…”

Eller klicka här och läs om vårt unika steg-för-steg-program ”Lyckas som eventplanerare”

Holger Wästlund