Jobba inom städ ihop med underentreprenörer

Inom städbranschen kommer du att jobba mycket ihop med olika sorters underentreprenörer. Det kan vara företag som liknar ditt eget, dvs. de levererar någon form av städservice eller det kan vara företag som hyr ut städmaskiner, utrustning eller personal. För enkelhetens skull kallar jag samtliga dessa företagstyper för underentreprenörer i detta avsnitt.

Det är oerhört viktigt att du lär dig välja bra underentreprenörer, lär dig hur du upphandlar deras tjänster eller produkter och hur du skapar ett långsiktigt och gott samarbete med vissa av dem. Att du har kontakter med samarbetspartners som du kan lita på är ofta en förutsättning för att du själv ska kunna få en viss kund eller behålla en befintlig kund. Det är ett sätt att få din verksamhet att växa och det kan, om du vet hur du ska skriva avtal med underentreprenörer, bli riktigt lönsamt.

Låt oss, som exempel, säga att du utför normal städning av ett kontor åt ett företag. Din kund är nöjd med ditt arbete och därför frågar han om du dessutom kan åta dig att putsa samtliga fönster på kontoret. Du har hittills inte åtagit dig fönsterputs. Du har inte den erfarenheten och är därför osäker på om du kan göra ett kvalitetsmässigt bra jobb på rimlig tid och till en försvarbar kostnad.

Tackar du nej till kundens fråga så skapar du ett problem för din kund. Han tvingas att själv leta efter ett lämpligt företag. Det är mycket enklare för honom att bara ge jobbet direkt till dig. Om han själv gör upp med en fönsterputsfirma kanske det blir oklarheter med samordningen mellan fönsterputsföretaget och ditt.

Dessutom kan det hända att det nya fönsterputsföretaget övertygar din kund om att det är bättre för honom att bara ha en part som samordnar all städning och så blir du lämnad utanför.

Lär dig därför hur du ska anlita underentreprenörer så att dina kunder blir nöjda och att ditt företag på det sättet kan växa utan att du behöver anställa i onödan.

Exempel på några typer av underentreprenörer som kan bli aktuella

• Mattvätt
• Snickare som utför småreparationer
• Gardintvätt och reparation av gardiner
• Uthyrning av maskiner och utrustning
• Golvbehandling
• Reparation av golv
• Anläggning och skötsel av mark- och trädgårdsytor
• Fönsterputs

Mitt råd är att du försöker skapa en nära och god relation med ett litet team leverantörer och underentreprenör som du jobbar ihop med på uppdrag efter uppdrag. Du spar mycket tid och eftersom det är tid du säljer som ansvarig för ett städföretag så spar du på det sättet pengar. Du har mycket större möjligheter att få den kvalitet som du efterfrågar. Du kan nå dem i stort sett när du vill, även på tider som normalt inte är arbetstider och chanserna är större att de ställer upp för dig när det uppstår problem.

Det är viktigt att du lär dig lösa problem och uppgifter tillsammans med dina leverantörer samtidigt som ni har en tydlig affärsmässig relation.

Eftersom det är du som är ansvarig för städföretaget är det du som ska ställa kraven på de leverantörer och underentreprenör som ska leverera och utföra sina delar på ett professionellt sätt. Att jobba på det sättet innebär många fördelar för alla parter och naturligtvis allra mest för slutkunden.

Du kan få mycket värdefull information och du kan lära dig mycket från dina underentreprenörer. Betrakta dina träffar med dessa som att du investerar tid i din egen utveckling. Ordna effektiva möten så att du får den information som du vill ha för att kunna bedöma om deras produkter eller tjänster är intressanta och om ni kan samarbeta i framtiden.

Försök se till så att dina möten med olika leverantörer av tjänster eller produkter blir på tider då det stör din kärnverksamhet minst. Ibland kan man känna att några möten med säljare och representanter tar upp hela dagen. Ett sätt är att försöka styra sådana möten till tidigt på morgonen eller sent på eftermiddagen. Då får du resten av dagen fri för ditt huvudsakliga arbete.

Varför är det så viktigt att bygga upp ett litet team av leverantörer och underentreprenör som du kan jobba tillsammans med i uppdrag efter uppdrag? Som jag ser det är det en väsentlig del av det som uppdragsgivaren köper av dig som ansvarig för ett städföretag. Din uppdragsgivare kan säkert själv gå in på nätet och hitta både leverantörer av produkter och entreprenör för ett engångsuppdrag. Men det ligger ett stort värde i att du kan erbjuda ett team som fungerar professionellt och effektivt ihop – framför allt när det uppstår problem. Och det gör det tyvärr i många uppdrag.

Att anlita underentreprenör är en svår balansgång mellan att få fram ett så säkert och juridiskt bindande avtal som möjligt för dig som köpare av tjänster, samtidigt som upphandlingsunderlag, avtal och kontrakt aldrig får bli så krångliga att underentreprenören hoppar av.

Det finns ett stort antal fällor när man anlitar en underentreprenör. Själv är du kanske förstagångsbeställare av den här typen av jobb medan underentreprenören är proffs och har detta som yrke. Det gäller att på bästa sätt få fram rätt kvalitet till rätt pris och inom rätt tidsplan.

Det är vad dessa råd som följer här nedanför handlar om.

Så hittar du din underentreprenör

• När du söker på Google på företag som sysslar med ”Städ” eller ”Lokalvård” så får du över 1 miljon träffar. Hur ska du veta vilka som är seriösa och inte? Hur ska du hitta den underentreprenör som är bäst för dig?
• Det bästa är att du börjar med att lyssna runt i din bekantskapskrets, bland dina affärskontakter eller hos andra kunder som du har. Folk är ofta stolta över att berätta om sina egna kloka val så det brukar inte vara några problem att få fatt i sådan information.
• Kolla serviceföretagens olika branschorganisationer. Om du anlitar en underentreprenör som är medlem i en branschorganisation och något går fel med jobbet så har du en naturlig kanal där du kan klaga.
• På nätet kan du hitta mängder av sajter som informerar om underentreprenör. Där finns register över underentreprenör, möjlighet att på ett enkelt sätt skapa en förfrågan till underentreprenör och allmänna råd när du anlitar underentreprenör.

Så väljer du underentreprenör

För att du ska kunna göra en bedömning av om en viss underentreprenör passar dig och dina uppdrag så bör du på ett systematiskt sätt kolla följande:

• Läs på så mycket som möjligt om underentreprenören på hans hemsida innan du träffar honom.
• Gör en bedömning om den underentreprenören passar för den typ av uppdragsgivare som du har eller strävar efter att få.
• I vilken mån kan den aktuella underentreprenören tillmötesgå specialbeställningar och önskvärda ändringar av befintliga produkter och tjänster?
• Var noga med kvaliteten. Om du rekommenderar produkter eller tjänster till dina uppdragsgivare som inte motsvarar det som kunden förväntar sig så kommer att du att få skulden för detta.
• Om du bedömer att en aktuell underentreprenör är intressant kan du gå vidare och bygga upp en bra och förtroendefull relation med en kontaktperson.
• Ta alltid referenser. Be underentreprenören ge dig namn på några personer eller företag som han jobbat åt tidigare. Titta på slutresultatet och lyssna med beställarna om de var nöjda med kvaliteten, priset, tidplanen och sättet att jobba. De underentreprenörer som inte vill eller säger sig kunna ge referenser ska du akta dig för.
• Kontrollera om underentreprenören har F-skattsedel. Be att han visar upp F-skattsedeln eller kolla med Skatteverket.

• Om du känner osäkerhet kan du kontrollera underentreprenörens ekonomi. Kontakta Kronofogden och fråga om den aktuella underentreprenören finns i fogdens register. Där kan du få reda på om underentreprenören har stora skulder, t.ex. skatteskulder. Om den underentreprenör som du anlitar går i konkurs är dina möjligheter små om du i efterhand reklamerar jobbet när något blivit fel. Då kanske du får rätta till uppkomna fel på egen bekostnad.
• Om underentreprenören har bolag, dvs. handelsbolag eller aktiebolag så kan du få intressanta uppgifter gratis på sajten allabolag.se. Om det är ett handelsbolag så får du uppgifter om det är aktivt eller passivt, hur gammalt bolaget är, om bolaget har F-skattsedel, om det är momsregistrerat, bolagets ungefärliga omsättning och vilka befattningshavare som är medlemmar i styrelse och bolagsledning. Klickar du vidare på dessa befattningshavares namn så ser du vilka andra verksamheter som de är engagerade i. Rör det sig om ett aktiebolag så får du fram ännu mer information.

Så tar du in offert

• När du hittat några olika underentreprenörer som du tagit referenser på och känner för att anlita, så ska du ta in konkurrerande offerter från dessa. Gör ett enkelt offertunderlag.

• De offerter som du begär in ska vara skriftliga. Om du inte får detta ska du naturligtvis anteckna de muntliga uppgifter som lämnas. Anteckna gärna på ett tydligt sätt i underentreprenörens närvaro så att ni är överens om vad som sagts, under vilka förutsättningar offerten gäller och när detta har sagts. Får du en klumpsumma, be underentreprenören att specificera, åtminstone grovt, vad olika åtgärder kostar, skilj på arbete och material och var tydlig med om moms ingår eller inte.

• Att jämföra olika offerter kan vara svårt. Det gäller att ”nollställa” offerterna, alltså försäkra dig om att de olika anbuden är räknade på ett jämförbart sätt. Kontrollera vilka material och vilka kvaliteter som underentreprenören har angett. Det kan göra stora skillnader och det gäller att ta hänsyn till detta när du jämför inkomna anbud.

• Priset är inte allt. Titta på den kvalitet som underentreprenören levererat tidigare, lyssna hos tidigare uppdragsgivare hur samarbetet har fungerat och begär uppgift på när underentreprenören kan börja jobbet och om han kan lova att det är klart vid en tidpunkt som passar dig och din kund. Försök att göra en sammanvägning av dessa faktorer. Ta tid på dig – det är ett viktigt val du gör.

• Vid din utvärdering av de olika offerterna kanske du kommer fram till två som du kan tänka dig att anlita. Träffa dem båda två, var och en för sig. Resonera igenom deras offerter och diskutera hur de har tänkt lägga upp sitt jobb.
• När du har bestämt dig och kommit överens – upprätta ett skriftligt avtal med den eller de du väljer. Det kan vara ett enkelt avtal som utgår från en färdig avtalsmall som du kan hämta gratis på nätet.

Om något blir fel

• Om det blir en tvist mellan dig och underentreprenören kan du vända dig till Allmänna Reklamationsnämnden.
• Om du vill klaga på ett utfört jobb kan du få hjälp på Klagoguiden på Konsumentverket. Där kan du klicka dig fram, steg för steg, till den brevmall eller formulär som passar det du vill klaga på. Det finns olika brevmallar för om underentreprenören har orsakat någon skada, om du har blivit debiterad fel pris eller om underentreprenören har orsakat förseningar.
• Mycket besvikelse, jobbiga diskussioner, misstänksamhet och konflikter bottnar i svartjobb och oseriösa småskuttar. Anlitar du svartjobbare har du mycket små chanser att få rättning i något som blivit fel. De flesta företag är seriösa och ansvarsmedvetna. Se till att du hittar sådana och undvik att döma alla underentreprenör efter det fåtal som missköter sig. En förutsättning är dock att du själv är rak och tydlig med vad du vill, att du gör en ordentlig upphandling, att du har skrivna avtal för alla överenskommelser och att ni samarbetar på ett bra sätt genom hela uppdraget.

Gillar du kortfattade tips och råd av den här typen som går rakt på sak? Då tror jag att du också gillar den här boken:

Läs mer om innehållet i den boken genom att klicka här!