bör innehålla förslag på dekoration, underhållning samt mat och dryck
Detta bör ett eventförslag i detlj innehålla:
- Speciell dekoration
- Underhållning
- Mat och dryck
- Trycksaker m.m.
- Kostnadskalkyl
- Utvärdering
Dekoration:
Här gäller det att du har en idé om dekoration som förstärker temat för eventet, mötyet eller upplevelsen. Låt fantasin flöda och lär dig hur man skapar största möjliga effekt för en begränsad budget. Jag har varit med om events där tråkiga lokaler gjorts om till ett ökenlandskap genom att hela golvet fyllts med sand. Vid ett annat tillfälle byggdes lokalen om så att den skulle likna ”Nalen” på 50-talet. Vid ett tillfälle gjordes hela lokalen om till en jättestor nyhetsredaktion där gästerna fick komma med idéer om nyheter osv.
Underhållning:
Detta är en viktig del av eventet och det är ofta det som man pratar mycket om efteråt. Försök att även välja underhållning med tanke på eventets tema. Detta har flera artister och talare insett så numera är många flexibla och villiga att anpassa sin underhållning till ett visst aktuellt tema. Man presenterar inte bara en standardshow utan man anpassar den i viss mån efter varje enskild situation.
Mat och dryck:
Här finns verkligen ett utmärkt tillfälle att även anpassa valet av mat både till eventets tema och till aktuell budget. Är det lämpligt med vikingamat, italiensk mat, fransk mat etc? Jag är varje år inbjuden på en fest hos en bankman som har satt i system att välja matstandarden efter den aktuella konjunkturen. I dåliga tider har han serverat enkel mat och i goda tider är det betydligt mer påkostat.
Trycksaker m.m:
Tänk på att alla trycksaker bör reflektera eventets tema. Det gäller
- Inbjudningar
- Programblad
- Pressrelease
- Placeringskort
- Menyer
- Annan tryckt information
- Kanske en speciell hemsida för eventet
- Skyltar
- Presenter till gästerna
Kostnadskalkyl:
Utgå från de checklistor som finns på denna sajt och i andra källor. Komplettera dem där du ser att du har andra behov. Beräkna antalet timmar som kommer att gå åt för dig och andra som är engagerade och ta in preliminära anbud från olika leverantörer. Svårare än så är det inte. Var noga med att du inte glömmer något. Det är inte kul att i efterhand säga att ”jag glömde …” ”eller jag tänkte inte på att … skulle ingå”.
Min erfarenhet är att en osäker kostnadspost ofta är den som har att göra med att beställaren ska bestämma sig och ge besked. Ett sätt att minska denna risk är att du anger att i din kostnadskalkyl ingår x antal sammanträden med beställaren. Om det blir fler så ökar kostnaden med y kronor per möte.
Ta alltid till ett procentuellt påslag för ”oförutsett”. Det kan du visa helt öppet för beställaren. Alla inser att det under planeringen av ett event kan komma upp oväntade krav och önskemål. Om du anger detta öppet för beställaren i din kostnadskalkyl visar det att du är professionell och vet vad du håller på med.
Erfarenhetsåterföring och utvärdering:
Som framgick av det som skrevs om målsättning och syfte i ett annat avsnitt på denna sajt så är det viktigt att man formulerar ett tydligt mål för eventet som dessutom går att mäta. Metoderna att mäta är ofta:
- Frågeformulär till deltagarna
- Djupintervjuer av några deltagare
- E-postmeddelande med frågor i efterhand till deltagarna
- Uppföljning av kostnader mot budget
Informera beställaren redan i detta tidiga skede om hur du föreslår att resultatet skall mätas när eventet är över.
Det som står på den här sidan är hämtat från boken ”Bli professionell festfixare…” klicka här och läs mer om boken.
Eller klicka här och läs om vårt unika steg-för-steg-program ”Lyckas som eventplanerare”
Holger Wästlund