Varför ordning i redovisningen är avgörande

Lagen kräver att du bokför löpande. Alla affärshändelser ska ha verifikationer. Dessutom sparar du allt i minst sju år. Men glöm inte det viktigaste: redovisningen ska tjäna dig. Till exempel följer du upp budget mot verklighet. Följaktligen upptäcker du avvikelser tidigt och justerar i tid.

Jag ser bokföringen som ett styrmedel. Nämligen kollar jag månadsvis hur det går. Som ett resultat vet jag om jag behöver sälja mer eller minska kostnader. Å andra sidan riskerar du problem med skatt och bank om du slarvar. Därför prioriterar jag enkel redovisning som fungerar i vardagen.

Löpande bokföring – grunden för allt

Bokföringsskyldigheten inkluderar tre delar. För det första alla affärshändelser bokförs löpande. Till exempel varje inköp, försäljning eller betalning. För det andra har du verifikationer för allt – kvitton, fakturor, utbetalningsbesked. Slutligen sparar du materialet sju år.

Redovisningen består av verifikationer, löpande bokföring och årsbokslut. Men jag använder den främst för att styra verksamheten. Just därför känns det meningsfullt istället för jobbigt.

Vem ska sköta den praktiska bokföringen?

Du väljer mellan tre vägar. För det första gör du allt själv om du har kunskap. Eller låt en närstående hjälpa till. För det andra överlämnar du hela jobbet till en konsult – som jag gör. Jag ägnar mig åt kärnverksamheten istället.

För det tredje tar du ett mellanting. Du sköter daglig bokföring själv medan konsulten avstämmer månadsvis eller kvartalsvis. Jag rekommenderar det sista om du vill lära dig gradvis. Be konsulten instruera dig och kolla regelbundet. Samtidigt blir du tydlig med vem som gör vad.

Om du saknar erfarenhet – lär dig inte bokföring bara för företagets skull. Du har tillräckligt att göra ändå. Skatteverket erbjuder förenklat bokslut, men jag avråder starkt från att börja där själv. Lämna istället till någon som kan sedan tidigare.

Fördelen med en bra konsult

Min konsult fungerar som rådgivare. Till exempel diskuterar vi avdragsgilla kostnader. Ibland hamnar ett kvitto i gränslandet. Då tar jag hellre utgiften privat än att riskera diskussion med Skatteverket. Dessutom har konsulten hjälpt mig ringa kunder som betalar sent. Som ett resultat sparar jag tid och undviker onödig stress.

Samla underlag på rätt sätt

Affärshändelser är allt som påverkar ekonomin. Varje händelse behöver underlag – kvitto, faktura, avi eller e-post. Leverantörsfakturor och kvitton ska innehålla samma uppgifter som dina egna fakturor. Se till att de följer reglerna för korrekt faktura.

Jag använder ett enkelt pärmsystem. En pärm för obetalda räkningar. Pärm nummer två är för betalda räkningar och övriga kvitton. Den tredje innehåller kopior av utskickade fakturor. Kontinuerligt stoppar jag in allt under året.

Betala räkningar via företagets bankgiro eller plusgiro. Det förenklar uppföljning enormt. Spara allt i sju år – hellre för mycket än för lite. Som ett resultat står du stark om Skatteverket frågar.

Använd redovisningen för daglig styrning

Gör en budget för starten. Följ upp regelbundet. Till exempel jämför faktiska intäkter mot plan. Om något avviker – agera snabbt. Jag kollar månadsvis och justerar. Följaktligen håller jag företaget på rätt kurs.

Redovisningen hjälper även vid bankmöten. Banken vill se ordning. Med bra underlag och uppföljning visar du professionalitet. Å andra sidan blir lån svårare utan struktur.

Sammanfattning: Gör redovisningen till din vän

Enkel redovisning behöver inte vara komplicerad. För det första välj rätt nivå – själv, konsult eller blandning. Nämligen samla underlag strukturerat. Dessutom använd bokföringen för att styra verksamheten aktivt. Som ett resultat blir företaget lönsamt snabbare och tryggare.

Jag har hållit det enkelt i åratal. Det ger mig frihet att fokusera på det jag gillar mest. Å andra sidan ser jag många som slarvar och får problem. Därför – börja rätt från dag ett. Skapa rutiner nu. Det är en av de smartaste investeringarna i ditt nya företag.

Testa pärmsystemet eller prata med en konsult denna vecka. Du kommer tacka dig själv senare.