Sociala medier kan du använda när du
- Organiserar evenemanget och gör inbjudningar
- Marknadsför evenemanget
- Optimerar evenemanget så att det passar att spridas på sociala medier
- Gör uppföljning efter att själva evenemanget genomförts
Numera genomförs hela evenemang som virtuella evenemang. Man träffas inte ens fysiskt utan allt genomförs via nätet. Detta beskrivs i ett annat avsnitt på denna sajt. Här handlar det om att planera, marknadsföra och genomföra ett ”vanligt” evenemang med hjälp av sociala medier.
Inbjudningar till eventet
Planerar du ett större evenemang kan det löna sig att starta en speciell blogg enbart för ditt projekt. Det finns flera enkla bloggverktyg att använda. Leta på bloggar/evenemang på Google för att få inspiration och en bra uppfattning om hur det fungerar.
Skapa ett evenemang på Facebook. Det är i dag den allra vanligaste formen för att sprida information om ett kommande evenemang och eftersom fler och fler svenskar finns på Facebook så är det naturligtvis en kommunikationsväg som du skall använda dig av. Var dock försiktig med att annonsera ut sociala evenemang på Facebook i de fall du kan riskera få besvär med oönskade gäster.
I samband med inbjudan kan du via nätet genomföra en enkät hos dina presumtiva deltagare om bakgrund, vad de vill skall behandlas på evenemanget etc. etc. På webben hittar du ett antal enkätverktyg som är gratis, t.ex. www.enkät.se, Mamut Online Survey, FreeOnlineSurveys och eSurveyPro.
Marknadsföring av eventet
Du kan använda dig av många marknadsföringskanaler inom sociala medier t.ex: Facebook, Twitter, Flickr, YouTube och LinkedIn.
Om du är aktiv på Facebook och Twitter så att du redan har en krets av vänner eller följare uppbyggd, då kan Facebook och Twitter vara effektiva. Du bör alltså ha en ”färdig vänkrets” sedan tidigare som du kommunicerat med under en tid och som har förtroende för dig och det du brukar informera och inspirera om. Dessa medier är delvis anpassade just för att sprida denna typ av information. Du kan skapa en Facebook-sida som har en länk till din blogg eller hemsida som beskriver eventet. Där kan du kontinuerligt informera om eventet, hur det planeringen avancerar steg för steg, nya attraktioner som tillkommer, information om hotell, transporter etc. Gör sidan interaktiv så att besökare inbjuds att kommentera, ställa frågor och framföra önskemål och var snabb med att svara och kommentera.
Du kan också på www.ning.com skapa dit eget sociala nätverk enbart för ditt eller dina evenemang.
Kontakta bloggare som skriver om den typ av evenemang som du planerar. Många bloggare letar efter nyheter att skriva om så om du har ett intressant och annorlunda event så kan detta vara en framgångsrik väg.
Optimera ditt event för att passa för sociala nätverk
När evenemanget är i gång är det viktigt att gästerna kan vara uppkopplade när de är på evenemangsplatsen. Se till att det finns ett väl fungerande trådlöst nätverk så att gästerna kan kommunicera med varandra och med vänner utanför eventet. Det bör fungera oberoende av om besökarna använder sig av vanlig mobiltelefon, iPhone, iPad eller annan form av bärbar dator. Många kommer säkert att twittra eller skriva inlägg på Facebook under tiden det hela pågår.
Presentationer, seminarier och diskussioner kan sändas som videokonferenser samtidigt som de pågår så att folk som inte deltar fysiskt kan följa evenemanget var det än befinner sig.
Uppföljningen
Med sociala medier och liknande har det blivit lättare att fortsätta kommunikationen efter evenemanget med de gäster som varit närvarande. Via e-post kan du skicka ut tack-för-senast-meddelanden, uppdateringar och annan information. Glöm inte att skicka ut bilder, videos och sammandrag av de presentationer som gjorts efter evenemanget så att även de som inte varit med kan ta del av evenemanget. En idé kan vara att anordna en liten fototävling med priser. Be deltagarna ta foton och skicka in dem till evenemangets hemsida, Facebooksida eller liknande.
Är du intresserd av att få flera tips om hur du blir professionell festfixare och kan jobba med events, möten och upplevelser?
Klicka här och läs mer om boken ”Bli professionell festfixare…”
Eller klicka här och läs om vårt unika steg-för-steg-program ”Lyckas som eventplanerare”
Holger Wästlund