med syfte, målsättning, målgrupp och val av tema

 

Som framgår av andra avsnitt på denna sajt så finns det många olika sorters event som du kan jobba med, t.ex. sociala events, företagsevents, välgörenhetsevents osv. Det finns visserligen olikheter mellan dessa men det är mycket som är gemensamt i planeringen av olika evenemang och det är vad detta avsnitt handlar om.

Om du själv kommer från någon del av eventbranschen och har ambitionen att ansvara för och hålla ihop ett helt event, möte eller upplevelse är det nödvändigt att du har en översiktlig uppfattning av alla delar som ingår. Din beställare förväntar sig med största sannolikhet att du vid ett tidigt planeringsmöte ska göra en presentation av hur du tänker dig att hela eventet ska läggas upp.

Här kommer ett förslag till innehåll i en sådan första presentation:

• Syfte och målsättning med eventet
• Målgrupp
• Begränsningar
• Ditt förslag till tema och upplägg

Jag kommenterar dessa punkter här:

Syfte och målsättning

När en beställare gör en investering i ett event vill han eller hon i allmänhet nå ett tydigt mål med detta. Är det en fest för att fira ett bröllop, är det ett företag som vill skapa en bra samarbetsanda eller ska man inviga en ny lokal? Det finns massor av olika anledningar. I denna punkt bekräftar du i första hand det syfte och den målformulering som ni diskuterade vid första mötet. Dessutom bör du redan i detta tidiga skede fundera på hur man kan mäta hur man når detta resultat. Det kan formuleras ungefär så här:

Mål:		Mätmetoder:
Fira ett bröllop		Det var fullt hela tiden på dansgolvet
		Tackkorten var översvallande
Ett företag som skall		Be deltagarna lämna frågor och kommentarer på en blankett
ge information om nya		Ring upp några eller samtliga deltagare i efterhand och diskutera
produkter eller tjänster		Gör en enkät bland deltagarna efter eventet via e-post
Insamling av pengar för		Insamlingsresultatet är direkt mätbart
ett speciellt ändamål

 

Målgrupp:

Bekräfta den målgruppsbeskrivning som gavs vid första mötet och komplettera med uppgifter om:

• Finns det gäster med speciella önskemål?
• Vad vet vi om gäster som inte tål viss mat?
• Finns det gäster som är rörelsehindrade?
• Finns det några speciella säkerhetsaspekter m.a.p. vissa gäster?

 

Begränsningar:

• Är deltagarantalet begränsat?
• Budgetbegränsningar
• Är lokalen bara tillgänglig mellan vissa klockslag?

 

Ditt förslag till tema och upplägg:

Idéer om olika teman som du kan använda hittar du i nästa avsnitt. Försök hitta ett tema som anknyter till företagets övergripande image och marknadsföring. När du valt ett, eller kanske två alternativa förslag, kan du göra en säljande presentation med hjälp av

• Power Point
• En kortfattad rapport som du printar ut i ett fåtal ex
• DVD med en fotopresentation

eller liknande

Det finns ett annat avsnitt på denna sajt där jag går in lite mer detlaj hur en presentation av ett eventuplägg kan se ut.

Innehållet på den här sidan är hämtat från boken ”Bli professionell festfixare…”. Klicka här och läs mer om boken.

Eller klicka här och läs om vårt unika steg-för-steg-program ”Lyckas som eventplanerare”

Holger Wästlund